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오랜 마케팅 구호의 하나였던 ‘종이 없는 사무실’ 개념이 조금씩 현실화되고 있다. 전통적인 프로세스에 영향을 받지 않는 소규모 기업이 늘어나고 BYOD 기기 증가와 클라우드 서비스 보편화에 힘입은 결과다.

사실 이는 환경 의식 때문이라기보다는 협업과 생산성 덕분이다. 실제 종이를 사용하지 않는 편이 더 생산성이 높다고 판단하는 이들이 늘고 있는 것이다. 생산성의 관점에서 디지털화의 이점을 살펴보고 그 방법에 대해 살펴본다.



왜 디지털인가?
기업이 종이를 포기할 때의 이점은 (그리고 아마도 가장 중요한 요소는) ‘편의성’이다. 디지털 데이터는 검색이 쉽고 손쉽게 이동할 수 있다. 게다가 성숙한 클라우드 서비스 덕분에 온라인에 저장한 정보를 스마트폰, 태블릿, PC, 노트북, 맥(Mac) 컴퓨터 등에서 사실상 장소의 제한 없이 이용할 수 있다.

또한 디지털 문서는 데이터 백업에 적합하다. 디지털 데이터를 복사하는 것은 인쇄 버전의 송장 또는 청구서를 복사하는 것보다 훨씬 쉽다. 그리고 클라우드 스토리지 서비스가 다양해지면서 문서를 여러 버전으로 저장할 수 있게 되었고 이로 인해 필요하다면 이전 버전의 문서로 되돌릴 수 있게 되었다.

마지막으로 디지털화 덕분에 동료들과 관련 데이터에 대해서만 손쉽게 협업할 수 있게 되면서 협업 수준이 향상됐다. 즉 시간 추적(토글(Toggl)), 프로젝트 관리(아사나(Asana)), 협업(야머(Yammer)) 등 작업 전 과정에서 걸쳐 한 장의 종이도 인쇄하지 않고 디지털 방식으로 수집하고 작업할 수 있게 된 것이다.

그렇다면 일반 기업에서는 디지털 문서 혁명을 어떻게 도입할 수 있을까?

1. 디지털 필기장 시스템을 선택한다
업무 문서의 디지털화를 위한 첫 단계는 메모, 아이디어, 문서를 정리할 플랫폼을 선택하는 것이다. 중요 세부사항, 차트, 오디오 클립, 스크린샷 등을 정리하기 위한 가상의 무한한 디지털 저장소로 역할하며, 정보를 손쉽게 정리하고 필요할 때 찾을 수 있게 해주는 플랫폼을 검토해보자.

마이크로소프트 원노트(Microsoft OneNote)
인기 플랫폼 중 하나가 마이크로소프트 원노트다. 이를 이용해 검색 가능한 필기장에 풍부한 텍스트, 이미지, 미디어 파일, 스케치 등을 입력할 수 있다. 원노트는 윈도우 PC, 맥 컴퓨터, 안드로이드(Android), iOS 기기 등의 플랫폼뿐만이 아니라 웹 브라우저에서도 호환된다.

원노트의 강점은 자유로운 형식의 데이터를 지원하며 텍스트와 지원되는 모든 객체를 자유롭게 정렬할 수 있다는 점이다. 또한 최신 버전에는 이미지를 위한 OCR(Optical Character Recognition)이 추가되어 새로운 이미지 내의 특정 단어를 손쉽게 검색할 수 있다.

한편 마이크로소프트의 자체 원드라이브(OneDrive) 클라우드 스토리지 서비스 외에 드롭박스 지원도 원노트에 추가했다.

에버노트(Evernote)
에버노트는 또 다른 인기 무료 온라인 메모 서비스이다. 월간 업로드 한계가 있기는 하지만 실질적으로 무제한 스토리지를 제공한다. 에버노트의 이점은 놀랍도록 다양한 플랫폼을 지원한다는 점이다. 블랙베리 10 스마트폰, 리눅스용 써드파티 클라이언트 뿐 아니라 에버노트로 직접 스캔할 수 있는 기능의 스캐너를 네이티브 지원할 정도다.

이 밖에 유료 계정이 없는 사용자를 포함해 복수의 사용자들이 필기장을 공유할 수 있으며 개별 메모는 고유 URL로 공개할 수도 있다. 또한 에버노트는 문서의 버전을 복수로 저장하기 때문에 실수로 편집한 부분을 실행 취소할 수 있다. 마지막으로 유료 사용자는 오프라인 사용이 가능하며 오피스(Office)문서와 PDF뿐만이 아니라 에버노트에 저장된 텍스트를 검색할 수 있다.

기타 옵션
할 일 목록을 관리하는 사람들의 경우 트릴로(Trello)와 투두이스트(Todoist)로 동료들과의 협업을 쉽게 할 수 있다. 구글 킵(Google Keep)은 지원되는 웹 브라우저와 모바일 기기를 통해 메모, 목록, 사진, 오디오를 캡처하는 서비스다. 마지막으로 텍스트 전용 심플노트(SimpleNote)나 마이크로소프트 오피스 365의 메모(Notes) 기능 또는 직접 설치형 익스체인지 서버(Exchange Server)의 배치 등이 있다.

2. 새로운 데이터에 디지털 우선 접근방식을 취한다
자료를 또다시 수동으로 입력해야 한다면 데이터 디지털화에 관한 모든 담론은 사실항 무용지물일 것이다. 이 때문에 에버노트와 원노트 등 다양한 기기를 이용해 데이터를 바로 디지털화할 수 있는 디지털 필기장이 인기를 끌고 있는 것이다.

이동 중 태블릿 또는 스마트폰을 이용해 많은 데이터를 입력하는 사용자들의 경우 로지텍 KTG(Logitech Keys-To-Go) 키보드나 마이크로소프트가 곧 출시할 UFK(Universal Foldable Keyboard)같은 휴대용 키보드의 구매를 고려할 수 있다. 아이패드 같은 인기 태블릿의 경우 다양한 키보드 케이스와 탈착형 키보드 커버를 선택할 수 있다.

볼펜 펜촉을 이용하는 라이브스크라이브(Livescribe) 쓰기 툴은 실제 펜의 느낌을 선사하며 펜의 모든 움직임을 아이패드나 아이폰 기기로 동시에 무선 전송한다. 손으로 쓰는 메모와 차트를 선호하는 사람들을 위해 개발되었기 때문에 메모를 원노트 또는 에버노트로 동기화할 수도 있다.

실시간으로 필기 입력을 인식하는 라이브스크라이브

 

여기에 더해 OCR 기술을 이용해 필기한 단어를 인식할 수도 있다. 단점은 데이터 캡처를 위해 다양한 폼 팩터로 제공되는 특수 필기장이 필요하다는 점이다. 반면 라이브스크라이브는 특수 점 패턴을 사전에 인쇄한 일반 종이에서 사용해 비슷한 효과를 구현할 수 있다. 이 패턴은 무료로 다운로드 할 수 있다.

그리고 와콤 뱀부 스타일러스 파인라인(Wacom Bamboo Stylus Fineline)과 아도닛 조트 스크립트(Adonit Jot Script) 등 새로운 세대의 스타일러스 기기는 심지어 손바닥 감지 기능도 지원한다. 일반적인 필기장 등을 사용하듯이 손바닥을 올려 두고 사용할 수 있다는 의미다.

마지막으로 서피스 프로 3(Surface Pro 3)과 삼성 갤럭시 노트(Samsung Galaxy Note) 패블릿 등의 기기 또한 직접 필기를 위한 스타일러스가 제공된다. 이런 통합된 스타일러스는 일반적으로 써드파티 기기보다 사용하기 쉽다.


와콤 뱀부 스타일러스 파인라인. 입력란에 손바닥을 올려놔도 괜찮다. 손바닥을 감지해 해당 압력은 무시하기 때문이다.

3. 레거시 데이터를 쉽게 디지털화한다
메모, 문서, 기타 디지털 형태의 파일을 있는 그대로 캡처할 수 있는 툴과 기능이 있다는 것은 좋은 것이다. 하지만 그렇다고 해서 종이 청구서, 송장, 명세서, 영수증, 명함, 제품 브로셔, 기타 인쇄 자료가 갑자기 사라지는 것은 아니다..

부가적인 인쇄물을 최소화하는 최선의 방법은 가능한 모든 문서를 적극적으로 디지털화하는 것이다. 다양한 옵션이 존재한다. 가장 쉬운 방법은 스캐너 프로(Scanner Pro)등의 스마트폰 앱을 이용해 명함부터 종이 인쇄물까지 모든 것을 신속하게 캡처하는 것이다. 하지만 조명 등의 환경적 요소와 스마트폰 카메라의 화질에 따라 품질이 좌우될 수 있다.

더 좋은 방법은 니트커넥트(NeatConnect) 와이파이 스캐너 등의 자동 종이 공급 스캐너를 이용해 인쇄물을 바로 원노트나 에버노트로 스캔하는 것이다. 또한 배터리로 구동하는 독시 고 와이파이(Doxie Go Wi-Fi)와 독시 플립(Doxie Flip) 등의 휴대용 스캐너도 존재한다.

전자는 아이패드 또는 아이폰으로 무선 스캔이 가능하며 후자는 뒤집어서 한 자리에 고정되어 있거나 종이 공급 스캐너를 통과하기에는 너무 두꺼운 대상을 스캔할 수 있는 최고의 휴대용 평판 스캐너라 할 수 있다.

마지막으로 후지쯔 스캔스냅(Fujitsu ScanSnap) PV600은 간행물 및 양장본 디지털화를 용이하게 하는 탁상용 스캐너다. 대상을 스캐닝 매트 위에 위로 향하도록 하여 올려 놓는다. 3초 만에 스캔한 결과물이 USB로 연결된 컴퓨터로 전송된다. 페이지 내의 굴곡은 소프트웨어를 통해 자동으로 삭제되기 때문에 고품질의 캡처본이 제공된다.

필요에 따라 스캔스냅 PV600을 이용해 자신의 아이디어와 메모를 물리적인 필기장에 기록하고 매일 물리적인 페이지를 하루 일과를 마치며 원하는 디지털 필기장에 신속하게 스캔할 수 있다.

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